Näin vapun kunniaksi voisi paneutua työn jakautumiseen järkevästi. Tarkemmin projektin johtamiseen ja siihen liittyvään tekemisen & johtamisen jakautumiseen. Oletko koskaan ihmetellyt, mitä kaikki projektin johtoryhmässä olevat ihmiset tekevät? Tai miksi?

Kävelet tavallisen projektin tavalliseen johtoryhmään. Tavallisesti tupa on täynnä. On toimittajan projektipäällikkö, hänen esimiehensä, salkkuvastaava, laatuvastaava, myyjä ja hyvällä tuurilla vielä erillinen account manager ja hänen kaverinaan joku soveltuva Suuri Johtaja. Asiakkaan puolelta on myös väkeä. Yleensä vähemmän.

Sitten mennään projektin sisällön läpikäyntiin. Yleensä yksi puhuu ja loput haaveilevat. Jostain. Projektipäällikkö kertoo, että miten se onneton ihminen Krakovassa on sairastunut. Ja että projektin tilanne on epäselvä koska tekijä saikuttaa.

Jos vaikka tässä kohdassa pysähdyttäisiin ja kysyttäisiin, että ’mitä te täällä teette?’. Useimmat eivät osaa vastata. Osa sanoo jotain siihen malliin, että ’haluan seurata projektia jotta voin arvioida… jotain’. Tai sitten selittää jotain epäselvää tyyliin ’mä tässä manageroin’. Osa rehellisesti sanoo, että ei ole hajuakaan.

Useimmiten tilanne on juuri näin. Projektit ovat nykyään aika pieniä, siis tekijämielessä. Ja projektien johtaminen on aika isoa. Koska ’niin vaan kuuluu toimia’. Tai sitten ’menetelmämme edellyttää’. Tai ’raportoimme johdolle’.

Tämä on ongelma

Asian havainnollistamiseksi voisi soveltaa jo pahasti kulunutta käsitettä organisaatioläski ja laskea projektille sen rasvaprosentti. Se on hulvattoman helppoa ja tapahtuu seuraavasti. Laske ne nupit jotka osallistuvat projektin johtamiseen. Käytännössä vaikkapa johtoryhmän jäsenet. Ja sitten laske ne nupit jotka tekevät sen oikean työn. Näiden suhteesta syntyy projektin rasvaprosentti. Jossa läskiä ovat ne ihmiset jotka ’johtavat’ projektia ja lihasta on he jotka tekevät projektin varsinaisen sisällön. Kuten ihmisilläkin rasvaprosentti ei saa olla liian suuri. Hyvä on jossain 15-20% tienoilla. Projektille se pitäisi olla vielä pienempi.

Miksi?

Minä en asiakkaana ole kiinnostunut siitä, miten projektia ’manageroidaan’. Kunhan lopputulos ja keinot ovat odotusten mukaiset. Onnellisuuteni ei kasva jos projektia johtaa yhden sijasta viisi ihmistä. Jos projektin rasvaprosentti on korkea kertoo se siitä, että ketju tavoitteen ja tekijän välillä on pitkä. Ja että projekti on yliorganisoitu. Ja että se maksaa liikaa.

Kaikki ylimitoitettu johtaminen kuluttaa voimavaroja. Tarkoittaen sitä, että yksikin tarpeeton raportointia vaativa ihminen ylikuormittaa työtä tekeviä ihmisiä. Ja jos näitä parasiitteja on riittävästi tarvitaan lisäksi ihminen tekemään pelkästään niitä raportteja. Koneisto ruokkii siis itseään. Johtamisen määrällä ja tuloksilla on tietyn rajan jälkeen käänteinen korrelaatio.

Korkea rasvaprosentti kääntää perinteisen organisaatiopyramidin väärin päin. ’Manageeraajia’ on enemmän kuin tekijöitä. Tähän ei kannata sotkea sitä, että projektia ihan oikeasti pitää johtaa. Kyseessä on tilanne jossa sitä ylijohdetaan ja roolit & vastuut ovat menneet sekaisin.

Ihmiset sen työn tekevät, eivät organisaatiot tai prosessit

Olen nähnyt tilanteita joissa puolikkaan ihmisen työpanosta on pohtimassa kahdeksan johtajaa. Tässä ei todellakaan ole mitään järkeä. Lisäksi yliohjaaminen loukkaa, ihan sananmukaisesti, tekijöitä. Jokainen tekijä tietää, että se työ, jonka he tekevät maksaa myös näiden kuhnureiden palkan. Kannattaa avoimesti tunnustaa, että usein kehittäjät ovat organisaatiosi fiksuimpia ihmisiä. He kyllä näkevät ‘resurssit ovat organisaatiomme tärkein voimavara’-huuhaan läpi vaikka itse siihen uskoisit.

Juttelin erään konsulttiyhtiön maajohtajan kanssa. Hän kertoi, että he olivat laskeneet, että heidän menetelmillään ei kannata käynnistää projekteja ellei niissä ole vähintään 10 tekijää. Muuten rasvaprosentti kasvaa liian suureksi. Jo siksikin pienemmissä projekteissa kannattaa käyttää pienempiä taloja jotka eivät vielä ole kangistuneet -60-luvun projektimalleihin. Itseasiassa kaikkien projektitalojen kannattaisi laskea, että mikä on heidän minimiprojektin koko ja kustannus. Tarkoittaen siis sitä, että jos menetelmät ja organistointi edellyttää tiettyä prosessia saa siitä helposti laskettua mikä on pienin mahdollinen projektikustannus. Erittäin opettavainen harjoitus…

Projekti on väliaikainen organisaatio jolla on määritelty tavoite ja keinot päästä niihin. Projektista ei saa tehdä byrokratiamyllyä ja unohtaa miksi se on olemassa.

Bottomline

Asiakasta kiinnostavat tulokset. Ei se, kuinka monta ihmistä kuluttaa aikaansa kokouksissa. Johtamisen määrä ei yleensä korreloi laatuun. Saatikka tehokkuuteen. Mennessäsi seuraavaan projektin johtoryhmään laske sille rasvaprosentti ja ohjaa tarpeettomat ihmiset ulos huoneesta. Nyt on hyvä hetki saada projektisi rantakuntoon, onhan kesäkin tulossa. Rasvaa voi polttaa kuntoilemalla.

Ja käytä sitä maalaisjärkeä.

jk. Tämä on ensimmäinen kirjoitus projektitoiminnasta. Jatkoa on tulossa, kannattaa painaa oikealla olevaa subscribe-nappulaa jos haluat kuulla seuraavista episodeista. Seuraavaksi voisi paneutua vaikkapa velton projektipäällikön toimintaan .. vai olisiko kiinnostavampaa keinot tunnistaa valennörtit? Entäpä …