Browsing: Projektijohtaminen

ProjektiNatsi kuolee yksin

Edellinen kirjoitus käsitteli Velttoa projektipäällikköä (VPP). Tämän oman elämänsä sankarin vastakohta on ProjektiNatsi (PN). Jos VPP:n ongelma oli epämääräinen ja löysä toiminta on PN toista puuta. Ihan oikeasti. Yllättävää kyllä kumpikin on saman ongelman äärellä…

Olen hyvin tietoinen siitä, että tämä kirjoitus on vähän turhankin synkkä. Mielestäni se on kuitenkin tarpeen siksi, että olen urani aikana nähnyt useita loppuunpalamisia. Toimin kauan sitten projektiauditoijana. Joka yleensä kutsuttiin paikalle kun onnettomuus on sattunut, rauniot savuavat ja ihmisiä kärrätään pois paikalta. Ennen näitä projektikolareita oli aika paljon, nykyään vähemmän. Ne ehkä saavat enemmän julkisuutta. Erikoista on se, että aiheesta ei ole pahemmin kirjoitettu.

Kaikki ei mene kuin elokuvissa

On tärkeää tunnustaa avoimesti se, että IT-projektitoiminta on vaativaa ja joskus raskasta. Jos kaikki projektit menisivät kuin Strömsössä ei tätäkään kirjoitusta tarvittaisi.

ProjektiNatseja näkee aika usein nuorissa projektipäälliköissä. Ikä tuo tässä asiassa viisautta ja Siperia opettaa.  PN:n tunnistaminen on helppoa. Hän aiheuttaa ahdistusta. Projektipäällikön pitää tehtävässään saada tuloksia ja niitä ei synny jos projektiin osalliset eivät voi hyvin. Ahdistuksen aiheuttamiseen riittää ihan seuraavat temput:

  • Täydellinen piittaamattomuus ihmisen yksityiselämästä
  • Ihmisen esineellistäminen malliin ‘resurssini sairastui, mitä teen?’
  • Kiusaaminen järjettömillä raportointipyynnöillä
  • Absurdit venymisvaatimukset
  • Raportoinnin kaunistelu

Edelleenkin, asiakkaan kannalta projekti on onnistunut jos se toteuttaa tehtävänsä aikataulussaan ja sille varatuin resurssein. Olivat ne sitten rahaa tai tekijöitä. Mutta projektipäällikön (ja yrityksen) kannalta on vielä toinenkin ulottuvuus. Projektin pitää onnistua niin, että sen tekijät puhuvat toisillensa projektin jälkeenkin. Ja tätä PN:t eivät yleensä ymmärrä. He ajattelevat projektia yksittäisenä tapahtumana. Kun oikeasti sitä pitäisi ajatella jatkumona. Eli … projektipäällikön pitää menestyäkseen vetää projekti niin, että hän voi vetää sen jälkeen seuraavan projektin. Ja niiden asiantuntijoiden pitää pystyä työskentelemään vielä raskaan projektin jälkeen.

Ja tämän takia PN:t kuolevat yksin. He eivät nimittäin ymmärrä ihmisiä. He eivät ole kivoja kavereita.

Rohkeus ja ymmärrys

Projektipäällikön työ vaatii rohkeutta. PN:n ongelma on siinä, että hänellä on haaste edessään, joka vaatii ymmärrystä. Ja hän hyökkää haastetta kohti ajatellen että ongelmana ovat ne resurssit. Jolloin ratkaisu on ruoskia kaikki irti niistä. Ja esineellistämällä ihmisen resurssiksi saat voideltua omantunnon.

Ratkaisuja yleensä löytyy. Ja joskus yksi keinoista on jaksamisen venyttäminen. Mutta vain joskus, ja silloinkin oikein säännösteltynä.

Ja joskus pitää vaan kohdata haaste ja rehellisesti kertoa projektin ohjausryhmälle että meillä on ongelma, jota ei ratkaista ylittämällä inhimilliset rajat. Tässä kohden PN kohtaa VPP:n. ProjektiNatsi välttää ongelman rehellistä tunnustamista ja Veltto ei osaa sitä nähdä. Ongelma on sama. Pätevän tilannekuva ja sen ylläpitäminen auttaa huomaamaan ongelmat ajoissa. Ennenkuin kaikki on päreinä.

Ammattitaitoinen projektinjohto on nimenomaan työtä, jossa hyvän tilannekuvan avulla, tuntien projektin tavoitteet edetään systemaattisesti kohti maalia. Se on intohimoa onnistumisesta, rakkautta tavoitteisiin ja asiallista, kannustavaa johtamista. Ihan niinkuin kaikki muukin johtaminen.

Muutama pallo arkeesi

  • MUISTA että ne ‘resurssit’ ovat yleensä IHMISIÄ. HEILLÄ ON TUNTEET JA OMA ELÄMÄ. Prkl.
  • Projektipäällikön työ on esimiesrooli. Olet vastuussa projektin ihmisistä.
  • Ensimmäinen askel ongelman ratkaisuun on sen tunnustaminen
  • Rehellisyys, rehellisyys ja rehellisyys
  • Tarkka ja täsmällinen tilannekuva auttaa ymmärtämään

ps1 : Kuten lähes kaikki tuttuni tietävät minulla on fiksaatio ‘resurssi’-sanaan. En voi sietää sitä, että ihmistä kutsutaan resurssiksi. Sanakirjan mukaan resurssi voi olla muutakin. Vaikka työstökone. Älä kutsu ihmistä työstökoneeksi. You have been warned.

ps2 : jep. Näitäkin on ohjattu ulos projekteista. Tee vain sellaista työtä, josta olet ylpeä. Jos tilanne vaatii, suojele ihmisiä.

{ 4 Comments }

Veltto projektipäällikkö, tuo ihmiskunnan hylkiö

Olen vuosien varrella saanut ilon ja kunnian seurata erinomaista projektitoimintaa. Olen itsekin johtanut joukkoa projekteja sekä joukkoa projektitoimintaa tekeviä organisaatioita. Ja kouluttanut projektipäälliköitä.  Mutta se on aikaa entistä, nykyään vain seuraan ammattitaitoisia projektipäälliköitä.

Onneksi.

Hyvä projektipäällikkö

Hyvä projektipäällikkö on monimuotoinen otus. Huonon projektipäällikön jäljet näkyvät kauas ja merkit ovat nähtävissä jo ensimmäisestä tapaamisesta. Parhaiten projektipäällikön ammattitaito näkyy siinä miten hän projektia johtaa ja miten hän kertoo sen tilanteesta. Ammattilainen kertoo tilanteen niinkuin se on. Eikä verhoa sitä sumuun. Projektinjohto on erinomaisen helppoa jos tiedetään mitä johdetaan ja karmeimmat esimerkit ovat … karmeita.

Huono projektipäällikkö

Nostan tässä erään ilmiön, joka saa minut aina järkyttymään. Onneksi tuttuni tuntevat minut niin hyvin etteivät päästä lähelleni tämäntyyppisiä tapauksia, koska hyvin tietävät että saatan karata käsistä. Eräs ihmiskunnan halveksittavimmista projektiolioista on nimittäin Veltto ProjektiPäällikkö (VPP).

Tyypillinen VPP-tapaus kertoo projektin tilanteesta seuraavasti:

  1. Eiköhän me olla aikataulussa
  2. Kyllä ne useimmat virheet on korjattu
  3. En mä tiedä, en ole ehtinyt kysyä
  4. Ei tässä paljoa mennä budjetin yli, no jotain ehkä kumminkin
  5. Mikä se budjetti olikaan?
  6. Joo, jotain virheitä on raportoitu, mutta ei mitään huolestuttavaa
  7. Eipä sieltä ole kuulunut mitään takaisin, juttu lienee ok

AAARRGGGHHH!

Jokainen noista saa minut tekemään kieppejä penkissä ja pahimmat VPP-tapaukset olen ohjannut ulos projekteista. Muutama julma fakta projektipäällikön työstä.

  • Projektipäällikön pitää tietää missä mennään
  • Projektipäällikön pitää tietää minne mennään
  • Projektipäällikön pitää tietää miten sinne päästään
  • Projektipäällikön pitää kertoa totuus, koko totuus

Johto tulkitsee tilannetta projektipäällikön antamien faktojen perusteella. Ja tilanteen mukaan projektipäällikköä tuetaan ohjaus/johto/… -ryhmän toimesta. On todella vaikeaa antaa projektipäällikölle tukea tai ohjausta jos tilanne on ‘kohtuullinen’. Varsinkin sellaiset asiat, jotka ovat yksikäsitteisiä, kuten raportoidut virheet, budjetti, kustannukset jne. on raportoitava yksikäsitteisesti. Ei mitään väsynyttä proosaa keskeisimpien asioiden kohtuullisen kunnon parantumisen tavoitteiden etenemisestä. Tai kuten eräässä raportissa luki ‘käyttäjätuen kysynnän tarve kasvaa’.

VPP synnyttää ketjun velttoutta. Jos VPP kertoo projektin olevan kohtuullisessa kunnossa on siitä eteenpäin kerrottava jotain yhtä velttoa tai vielä veltompaa. Vaikkapa malliin ‘joo, se projektipäällikkö sanoi, että kaikki on kunnossa’. Vaikka et sitä tiedä. Tiedät vain projektipäällikön mielipiteen. Et faktoja.

Mitä sitten?

Tässä ei ollut kaikki. Oikeassa maailmassa asiakasta kiinnostaa vain se, että projekti tulee valmiiksi niin, että tavoitteet täyttyvät. Ja että kustannuksia ei ylitetä. Ja ikävä kyllä napakka projektin tilannekuva ei siihen riitä. Vielä tärkeämpää projektin johtamisen kannalta on selkeä  näkymä eteenpäin. Raportit, virhetaulukot jne. ovat kuitenkin jarruvalojen katsomista. Et voi ajaa eteenpäin katsomalla taaksepäin. Ja tämä on ihan oman kirjoituksen arvoinen asia (kannattaa painaa subscribe-nappulaa oikealla…).

Mutta seuraavaa kirjoitusta odottaessa kannattaa muistaa, että jos et tiedä missä olet, et taatusti pääse sinne minne haluat. Toinen juttu, jota kannattaa miettiä, on suuresti arvostamani ajattelijan Jarmo Lönnforsin käyttämä viisaus; jos pidät liian tiukasti mailastasi kiinni ei pelaamisesta tule mitään.

Ikävä kyllä on nimittäin niin, että osa projektipäälliköistä ei ymmärrä tätä. Faktat ja tarkkuus ovat tarpeen erityisesti tilannekuvan muodostamisessa. Joka on eri asia kuin projektin johtaminen. Tarkoitan nimenomaisesti johtaminen. Aivan liian monta kertaa olen nähnyt, kun paikalle saapuu ProjektiNatsi (PN) joka kyykyttää projektin jäseniä harrastaen militanttia projektiJohtamista tavalla, joka pitäisi viedä Haagin ihmisoikeusistuimeen. (huom. seuraava osa on jo ilmestynyt täällä)

Muutama pallo arkeesi

  • Projektin ohjausryhmän jäsen : vaadi selkeää, yksikäsitteistä, johdonmukaista ja suunnitelmaa vasten tapahtuvaa raportointia.
  • Projektipäällikkö : tuota yksikäsitteinen tilannekuva jonka perusteella sinua on helppo tukea jos sitä tarvitaan. Tai jos tilanne on hyvä, niin sinua on helppo ihailla.
  • Katse eteenpäin, maali on aina edessä.

ps : niin, pitää vielä muistuttaa siitä, että olen kommentoinut myös projektin (yli)organisointia. Joka on melkein yhtä paha juttu kuin velttous.

{ 1 Comment }

Ja mikä olikaan projektisi rasvaprosentti?

Näin vapun kunniaksi voisi paneutua työn jakautumiseen järkevästi. Tarkemmin projektin johtamiseen ja siihen liittyvään tekemisen & johtamisen jakautumiseen. Oletko koskaan ihmetellyt, mitä kaikki projektin johtoryhmässä olevat ihmiset tekevät? Tai miksi?

Kävelet tavallisen projektin tavalliseen johtoryhmään. Tavallisesti tupa on täynnä. On toimittajan projektipäällikkö, hänen esimiehensä, salkkuvastaava, laatuvastaava, myyjä ja hyvällä tuurilla vielä erillinen account manager ja hänen kaverinaan joku soveltuva Suuri Johtaja. Asiakkaan puolelta on myös väkeä. Yleensä vähemmän.

Sitten mennään projektin sisällön läpikäyntiin. Yleensä yksi puhuu ja loput haaveilevat. Jostain. Projektipäällikkö kertoo, että miten se onneton ihminen Krakovassa on sairastunut. Ja että projektin tilanne on epäselvä koska tekijä saikuttaa.

Jos vaikka tässä kohdassa pysähdyttäisiin ja kysyttäisiin, että ’mitä te täällä teette?’. Useimmat eivät osaa vastata. Osa sanoo jotain siihen malliin, että ’haluan seurata projektia jotta voin arvioida… jotain’. Tai sitten selittää jotain epäselvää tyyliin ’mä tässä manageroin’. Osa rehellisesti sanoo, että ei ole hajuakaan.

Useimmiten tilanne on juuri näin. Projektit ovat nykyään aika pieniä, siis tekijämielessä. Ja projektien johtaminen on aika isoa. Koska ’niin vaan kuuluu toimia’. Tai sitten ’menetelmämme edellyttää’. Tai ’raportoimme johdolle’.

Tämä on ongelma

Asian havainnollistamiseksi voisi soveltaa jo pahasti kulunutta käsitettä organisaatioläski ja laskea projektille sen rasvaprosentti. Se on hulvattoman helppoa ja tapahtuu seuraavasti. Laske ne nupit jotka osallistuvat projektin johtamiseen. Käytännössä vaikkapa johtoryhmän jäsenet. Ja sitten laske ne nupit jotka tekevät sen oikean työn. Näiden suhteesta syntyy projektin rasvaprosentti. Jossa läskiä ovat ne ihmiset jotka ’johtavat’ projektia ja lihasta on he jotka tekevät projektin varsinaisen sisällön. Kuten ihmisilläkin rasvaprosentti ei saa olla liian suuri. Hyvä on jossain 15-20% tienoilla. Projektille se pitäisi olla vielä pienempi.

Miksi?

Minä en asiakkaana ole kiinnostunut siitä, miten projektia ’manageroidaan’. Kunhan lopputulos ja keinot ovat odotusten mukaiset. Onnellisuuteni ei kasva jos projektia johtaa yhden sijasta viisi ihmistä. Jos projektin rasvaprosentti on korkea kertoo se siitä, että ketju tavoitteen ja tekijän välillä on pitkä. Ja että projekti on yliorganisoitu. Ja että se maksaa liikaa.

Kaikki ylimitoitettu johtaminen kuluttaa voimavaroja. Tarkoittaen sitä, että yksikin tarpeeton raportointia vaativa ihminen ylikuormittaa työtä tekeviä ihmisiä. Ja jos näitä parasiitteja on riittävästi tarvitaan lisäksi ihminen tekemään pelkästään niitä raportteja. Koneisto ruokkii siis itseään. Johtamisen määrällä ja tuloksilla on tietyn rajan jälkeen käänteinen korrelaatio.

Korkea rasvaprosentti kääntää perinteisen organisaatiopyramidin väärin päin. ’Manageeraajia’ on enemmän kuin tekijöitä. Tähän ei kannata sotkea sitä, että projektia ihan oikeasti pitää johtaa. Kyseessä on tilanne jossa sitä ylijohdetaan ja roolit & vastuut ovat menneet sekaisin.

Ihmiset sen työn tekevät, eivät organisaatiot tai prosessit

Olen nähnyt tilanteita joissa puolikkaan ihmisen työpanosta on pohtimassa kahdeksan johtajaa. Tässä ei todellakaan ole mitään järkeä. Lisäksi yliohjaaminen loukkaa, ihan sananmukaisesti, tekijöitä. Jokainen tekijä tietää, että se työ, jonka he tekevät maksaa myös näiden kuhnureiden palkan. Kannattaa avoimesti tunnustaa, että usein kehittäjät ovat organisaatiosi fiksuimpia ihmisiä. He kyllä näkevät ‘resurssit ovat organisaatiomme tärkein voimavara’-huuhaan läpi vaikka itse siihen uskoisit.

Juttelin erään konsulttiyhtiön maajohtajan kanssa. Hän kertoi, että he olivat laskeneet, että heidän menetelmillään ei kannata käynnistää projekteja ellei niissä ole vähintään 10 tekijää. Muuten rasvaprosentti kasvaa liian suureksi. Jo siksikin pienemmissä projekteissa kannattaa käyttää pienempiä taloja jotka eivät vielä ole kangistuneet -60-luvun projektimalleihin. Itseasiassa kaikkien projektitalojen kannattaisi laskea, että mikä on heidän minimiprojektin koko ja kustannus. Tarkoittaen siis sitä, että jos menetelmät ja organistointi edellyttää tiettyä prosessia saa siitä helposti laskettua mikä on pienin mahdollinen projektikustannus. Erittäin opettavainen harjoitus…

Projekti on väliaikainen organisaatio jolla on määritelty tavoite ja keinot päästä niihin. Projektista ei saa tehdä byrokratiamyllyä ja unohtaa miksi se on olemassa.

Bottomline

Asiakasta kiinnostavat tulokset. Ei se, kuinka monta ihmistä kuluttaa aikaansa kokouksissa. Johtamisen määrä ei yleensä korreloi laatuun. Saatikka tehokkuuteen. Mennessäsi seuraavaan projektin johtoryhmään laske sille rasvaprosentti ja ohjaa tarpeettomat ihmiset ulos huoneesta. Nyt on hyvä hetki saada projektisi rantakuntoon, onhan kesäkin tulossa. Rasvaa voi polttaa kuntoilemalla.

Ja käytä sitä maalaisjärkeä.

jk. Tämä on ensimmäinen kirjoitus projektitoiminnasta. Jatkoa on tulossa, kannattaa painaa oikealla olevaa subscribe-nappulaa jos haluat kuulla seuraavista episodeista. Seuraavaksi voisi paneutua vaikkapa velton projektipäällikön toimintaan .. vai olisiko kiinnostavampaa keinot tunnistaa valennörtit? Entäpä …

{ Add a Comment }

Kauhun tasapaino ja miksi sitä pitäisi välttää?

Kirjoitin viime viikolla ajatuksia siitä, miksi kannattaa käyttää pieniä IT/Digi-toimijoita projekteissa jotka edellyttävät edelläkävijyyttä ja erottumista. Sain rutkasti palautetta ja suurin osa palautteesta oli varsin mukavaa. Kiitos siitä. Mutta muutama kommentti sai minut miettimään. Olisi ehkä sittenkin pitänyt kirjoittaa vielä pari riviä enemmän. Ajattelin että eihän kukaan itsestäänselvyyksiä halua lukea, mutta näemmä.. näemmä.. Otetaanpa siis pieni kertaus. Jotta ymmärrät mistä tässä on puhe kannattaa vilkaista kirjoitelma, löydät sen täältä.

Kommentit joita en käsittänyt olivat mallia ‘helppoahan sitä on ison asiakkaan rutistaa pieni toimittaja ja pakottaa tekemään mitä ylivoimainen asiakas haluaa’. Siis haloo? Mitä mahtaa asua kommentin kirjoittajan aivokopassa? Se pointti pienen käyttämisessä oli saada teetettyä jotain sellaista millä erottuu kilpailijoista. Joka siis jo määritelmänsä mukaisesti on sellaista mitä itse et osaa piirtää fläpille. Paino sillä, että ‘mitä itse et osaa piirtää fläpille’.

Isolla ja pienellä on iso ero

Se mikä jäi lukijan itsensä ymmärrettäväksi oli se, että erilaisia toimittajia pitää johtaa eri tavalla. Pientä toimijaa pitää ohjata niin, että ne vahvuudet joita siltä haetaan pääsevät esille. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että toimittajalle pitää antaa liikkumavaraa projektissa. Jos haluat jotain uutta, sinun pitää antaa toimittajan keksiä jotain uutta.

Ostetettaessa tiukasti määriteltyä kokonaisuutta isolta toimittajalta on prosessi toisenlainen. Silloin kannattaa edetä normaalilla määritys-tarjouspyyntö-tarjous-sopimus-projekti-tarkennus-jne jne. reitillä. Tylsää, mutta useimmiten ennustettavaa. Käytännössä tätä mallia käytetään reaalimaailmassa niissäkin tilanteissa, joissa varsinainen systeemityö tehdään iteratiivisella tai sitä muistuttavalla tavalla. Isot projektit kannattaa AINA pilkkoa pieniksi vaiheiksi tai vähintäänkin virstanpylväillä erottaa eri kokonaisuudet. Ja isoista jutuista joudut kuitenkin tekemään sopimukset joissa on jonkinlainen toimituskokonaisuuden kuvaus. Jolloin jokaisessa projektissa päädytään jonkinasteiseen vesiputousmalliin, vaikka kuinka tekisi kipeää.

Projektinjohtoon tulen palaamaan projektinjohtoon myöhemmin. Se on niin tärkeä alue, että se ansaitsee oman kirjoituskokonaisuuden. Stay tuned (tai voihan sitä subscribe-nappulaakin käyttää).

Kauhun tasapaino on pahasta

Tässä päästäänkin sitten siihen pihviin. Pienen toimittajan kanssa pitää löytää sellainen toimintamalli jossa pienen edut pääsevät esille. Se tarkoittaa sitä, että sinun, asiakkaan, ei pidä kuristaa toimittajaa johonkin tiettyyn muottiin. Alunperinkin halusit jotain uutta. Jos ostat pieneltä samalla tapaa kuin mastodontilta et saa mitään uutta. Saat pienen mastodontin. Et voittanut.

Tärkeintä tässä on se, että kummankin osapuolen pitää päästä voittamaan. Ja jos pakotat pienen toimimaan kuin ison et voita. Ja ei yleensä pienikään. Eli ajattelemasi hieno win-win-asetelma muuttuu lose-lose:ksi. Tässä on mukana myös vanha viisaus vallan ja vastuun suhteesta. Jos kumppanilla ei ole valtaa, ei ole heillä myöskään vastuuta.

Ihan konkreettisesti kannattaa ainakin harkita seuraavia keinoja:

  • Anna kumppanille liikkumavaraa, odota heiltä omatoimisuutta
  • Toteumaperustainen veloitus tai sitten tavoitehinta (+ porkkanat)
  • Älä speksaa projektia tiukasti, anna toimittajan loistaa
  • Projektipalkkiot, sidottuna johonkin asiaan jota tavoittelet (näkyvyys, nopeus, …)
  • Tarjoa koko koneistosi tuki projektin tuloksien levittämiseen julkisuuteen
  • Referenssioikeus, toki tekstit tarkistaen kuten yleensä

Jos et edelläolevaa listaa ymmärrä, niin älä murehdi, kysy kokeneemmalta kaveriltasi. Aina kannattaa kysyä kaverilta. Kannattaa lisäksi muistaa se edellisen kirjoitelman huomio projektien pitämisestä pienenä. Tässäkin tilanteessa kannattaa varautua mahdolliseen epäonnistumiseen. Joten jotta et saa pahasti näpeillesi kannattaa pitää epäonnistuminen pienenä.

Bottomline

Anna pienelle toimittajalle liikkumavaraa, hyödynnä niitä hyviä ideoita ja apinan raivoa ongelmanratkaisussa. Vältä kauhun tasapainoa, sinulle riittää hyvin pelkkä tasapaino. Ja ihan oikeasti kannattaa käyttää sitä maalaisjärkeä.

{ Comments are closed }