Olen vuosien varrella saanut ilon ja kunnian seurata erinomaista projektitoimintaa. Olen itsekin johtanut joukkoa projekteja sekä joukkoa projektitoimintaa tekeviä organisaatioita. Ja kouluttanut projektipäälliköitä. Mutta se on aikaa entistä, nykyään vain seuraan ammattitaitoisia projektipäälliköitä.
Onneksi.
Hyvä projektipäällikkö
Hyvä projektipäällikkö on monimuotoinen otus. Huonon projektipäällikön jäljet näkyvät kauas ja merkit ovat nähtävissä jo ensimmäisestä tapaamisesta. Parhaiten projektipäällikön ammattitaito näkyy siinä miten hän projektia johtaa ja miten hän kertoo sen tilanteesta. Ammattilainen kertoo tilanteen niinkuin se on. Eikä verhoa sitä sumuun. Projektinjohto on erinomaisen helppoa jos tiedetään mitä johdetaan ja karmeimmat esimerkit ovat … karmeita.
Huono projektipäällikkö
Nostan tässä erään ilmiön, joka saa minut aina järkyttymään. Onneksi tuttuni tuntevat minut niin hyvin etteivät päästä lähelleni tämäntyyppisiä tapauksia, koska hyvin tietävät että saatan karata käsistä. Eräs ihmiskunnan halveksittavimmista projektiolioista on nimittäin Veltto ProjektiPäällikkö (VPP).
Tyypillinen VPP-tapaus kertoo projektin tilanteesta seuraavasti:
- Eiköhän me olla aikataulussa
- Kyllä ne useimmat virheet on korjattu
- En mä tiedä, en ole ehtinyt kysyä
- Ei tässä paljoa mennä budjetin yli, no jotain ehkä kumminkin
- Mikä se budjetti olikaan?
- Joo, jotain virheitä on raportoitu, mutta ei mitään huolestuttavaa
- Eipä sieltä ole kuulunut mitään takaisin, juttu lienee ok
AAARRGGGHHH!
Jokainen noista saa minut tekemään kieppejä penkissä ja pahimmat VPP-tapaukset olen ohjannut ulos projekteista. Muutama julma fakta projektipäällikön työstä.
- Projektipäällikön pitää tietää missä mennään
- Projektipäällikön pitää tietää minne mennään
- Projektipäällikön pitää tietää miten sinne päästään
- Projektipäällikön pitää kertoa totuus, koko totuus
Johto tulkitsee tilannetta projektipäällikön antamien faktojen perusteella. Ja tilanteen mukaan projektipäällikköä tuetaan ohjaus/johto/… -ryhmän toimesta. On todella vaikeaa antaa projektipäällikölle tukea tai ohjausta jos tilanne on ‘kohtuullinen’. Varsinkin sellaiset asiat, jotka ovat yksikäsitteisiä, kuten raportoidut virheet, budjetti, kustannukset jne. on raportoitava yksikäsitteisesti. Ei mitään väsynyttä proosaa keskeisimpien asioiden kohtuullisen kunnon parantumisen tavoitteiden etenemisestä. Tai kuten eräässä raportissa luki ‘käyttäjätuen kysynnän tarve kasvaa’.
VPP synnyttää ketjun velttoutta. Jos VPP kertoo projektin olevan kohtuullisessa kunnossa on siitä eteenpäin kerrottava jotain yhtä velttoa tai vielä veltompaa. Vaikkapa malliin ‘joo, se projektipäällikkö sanoi, että kaikki on kunnossa’. Vaikka et sitä tiedä. Tiedät vain projektipäällikön mielipiteen. Et faktoja.
Mitä sitten?
Tässä ei ollut kaikki. Oikeassa maailmassa asiakasta kiinnostaa vain se, että projekti tulee valmiiksi niin, että tavoitteet täyttyvät. Ja että kustannuksia ei ylitetä. Ja ikävä kyllä napakka projektin tilannekuva ei siihen riitä. Vielä tärkeämpää projektin johtamisen kannalta on selkeä näkymä eteenpäin. Raportit, virhetaulukot jne. ovat kuitenkin jarruvalojen katsomista. Et voi ajaa eteenpäin katsomalla taaksepäin. Ja tämä on ihan oman kirjoituksen arvoinen asia (kannattaa painaa subscribe-nappulaa oikealla…).
Mutta seuraavaa kirjoitusta odottaessa kannattaa muistaa, että jos et tiedä missä olet, et taatusti pääse sinne minne haluat. Toinen juttu, jota kannattaa miettiä, on suuresti arvostamani ajattelijan Jarmo Lönnforsin käyttämä viisaus; jos pidät liian tiukasti mailastasi kiinni ei pelaamisesta tule mitään.
Ikävä kyllä on nimittäin niin, että osa projektipäälliköistä ei ymmärrä tätä. Faktat ja tarkkuus ovat tarpeen erityisesti tilannekuvan muodostamisessa. Joka on eri asia kuin projektin johtaminen. Tarkoitan nimenomaisesti johtaminen. Aivan liian monta kertaa olen nähnyt, kun paikalle saapuu ProjektiNatsi (PN) joka kyykyttää projektin jäseniä harrastaen militanttia projektiJohtamista tavalla, joka pitäisi viedä Haagin ihmisoikeusistuimeen. (huom. seuraava osa on jo ilmestynyt täällä)
Muutama pallo arkeesi
- Projektin ohjausryhmän jäsen : vaadi selkeää, yksikäsitteistä, johdonmukaista ja suunnitelmaa vasten tapahtuvaa raportointia.
- Projektipäällikkö : tuota yksikäsitteinen tilannekuva jonka perusteella sinua on helppo tukea jos sitä tarvitaan. Tai jos tilanne on hyvä, niin sinua on helppo ihailla.
- Katse eteenpäin, maali on aina edessä.
ps : niin, pitää vielä muistuttaa siitä, että olen kommentoinut myös projektin (yli)organisointia. Joka on melkein yhtä paha juttu kuin velttous.