Miksi fiksutkin ihmiset vaikuttavat joskus … ei niin fiksuilta? Pohdin tätä eräänä päivänä kuunnellessani esityksiä eräässä seminaarissa. Tarina meni sitä tavallista rataa, ’Meille tulee tämä CRM-järjestelmä ja sen myötä myyntimme räjähtää’ ja ’meille tulee OLAP-raportointityökalu joka antaa meille ymmärryksen liiketoiminnasta’. Aivan kuin järjestelmällä olisi näissä mitään tekemistä. Esittäjät kertoivat, että ’odottelemme sitä ja tätä ja sitten aurinko nousee ja kesä tulee’. Ei muuten tule. Jos odotat, että IT muuttaa liiketoimintasi sataa räntää vielä juhannuksena.
Otetaan pari faktaa vasaroista
- vasara on työkalu
- kun sen laittaa maahan ei se rakenna taloa
- vaikka vetäisit ripaskaa vieressä
Laudoista
Otetaanpa laajempi versio noista edellisistä faktoista:
- jep, se vasara tarvitaan
- mutta tarvitset myös piirustukset siitä, mihin ajattelit sitä käyttää
- ja lautoja & nauloja
- sen lisäksi sinun pitää osata käyttää sitä vasaraa sekä myös lukea niitä piirustuksia
- sitten tarvitaan naulaamista, mielellään osuvaa, muuten sattuu ja kovasti
- ja sitten katsoa sitä mihin tuli iskettyä ne naula
Tietotekniikasta
Sovelletaanpa tätä yrityksen sisäisin tietojärjestelmäprojekteihin:
- Kaiken aloittaa tarve muutokseen ja sen tavoitteet
- Sitten tarvitaan jonkinasteinen prosessi jonka mukaan toimitaan
- jep, se järjestelmä saatetaan tarvita
- Perustiedot ja lähtöaineistot pitää olla kohdallaan
- Ja sitten olisi aika hyvä jos käyttäjät osaisivat käyttää järjestelmää
- sitten kovaa pauketta
- tuloksien mittaamista ja reagointia niiden perusteella
Kaikkea tätä ohjaa johtaminen. Se on kaikista tärkeintä muutoksen tavoittelemisessa. Enkä tarkoita tässä naivia ajatusta siitä, että johdon pitää sitoutua järjestelmään. Järjestelmiä ei saa rakentaa jos niillä ei ole käyttötarkoitusta. Kukaan ei ole niin hullu että sitoutuisi tarpeettomaan järjestelmään.
Muutos?
Halutessasi muutoksen on järjestelmä vain työkalu. Se varsinainen muutos lähtee johtamisesta. Toimintaa pitää johtaa tuloksellisesti kohti niitä tavoitteita joita organisaatiolla on. Työkalut ovat työkaluja, organisaation voima on ihmiset.
Siis haluat muutosta? Ihan simppelisti, vaikkapa haluat automatisoida jonkun prosessin, tai vaikkapa tehostaa varastonhallintaa. Koko homma lähtee siitä, että sinun pitää tietää mitä haluat. Ihan ensimmäisenä aseta ne tavoitteet. Ja jos et osaa asettaa liiketoiminnallisia tavoitteita niin sitten unohda koko juttu.
Tavoitteiden jälkeen olisi hyvä keksiä ne keinot miten niihin päästään. Tarkoitan siis tavoitetilan prosessia ja niitä askelia joilla siihen tavoitetilaan päästään. Samalla määritetään ne tahot jotka prosessissa toimivat. Ja ne joukot jotka sitä prosessia johtavat sekä tukevat.
Vasta nyt aloitetaan sen järjestelmän pohtiminen. Ja tässä vaiheessa alkaa se IT-projekti ja homma menee normisti eteenpäin. Olettaen, että et aja projektia seinään ’tarpeellisilla’ muutoksilla. Kannattaa yleensä tavoitella yhtä juttua kerrallaan. Lisäksi järjestelmän pitää toimia riittävän hyvin jotteivat käyttäjät voisi pahoin sitä käyttäessään.
Sitten alkaa se vaikea osuus. Se uusi prosessi otetaan käyttöön ja parempi olisi että se toimisi. Myös se järjestelmä. Tästä eteenpäin ainoa mikä merkitsee on toiminnan johtaminen. Ja mittaaminen. Ja johtaminen. Ja mittaaminen. Ja vasta nyt ollaan siinä muutoksessa. Kaikki ennen tätä on ollut jotain muuta.
Bottomline
On perverssiä sanoa että tietotekniikka itsessään tekisi muutoksen. Tietotekniikka mahdollistaa asioita, mutta johtaminen tekee sen muutoksen. Sinun pitää tietää mitä haluat, ihan konkreettisesti. Turha luulla että löydät perille jos et tiedä minne olet menossa.
Vielä yksi juttu : paras muutos on sellainen jonka saa aikaiseksi ilman tietojärjestelmää.
ps : IT-alalla toimivat ihmiset eivät yleensä tunne talojen rakentamista ja vasaroita. Mäpäs olen rakentanut 2+ taloa, tunnen vasarat 🙂